¿Contratar a otra persona o automatizar?
Cómo saber qué necesita de verdad tu empresa

Primero, mira en qué se va el tiempo

Antes de decidir nada, dedica una semana a apuntar qué hace cada persona y cuánto le lleva. No hace falta nada sofisticado: una hoja con las tareas y los minutos basta.

Al final de la semana separa dos montones. En uno, el trabajo que necesita criterio: atender a un cliente, decidir un presupuesto, resolver un problema. En el otro, el que se hace siempre igual: copiar datos de un programa a otro, contestar las mismas preguntas, recordar citas, reclamar documentos, preparar el mismo informe.

Cuándo tiene sentido contratar

Si el montón grande es el primero, te falta una persona. La inteligencia artificial no atiende a un cliente en el mostrador, no repara una avería ni vende por ti. Si el cuello de botella es trabajo que necesita a alguien con oficio y con criterio, contrata.

Cuándo tiene sentido automatizar

Si el montón grande es el segundo, contratar es pagar a alguien para hacer el trabajo que menos valor aporta. Y suele salir mal por los dos lados: la empresa paga un sueldo por teclear y la persona se aburre y acaba marchándose.

Ese trabajo repetitivo es justo el que se puede quitar de encima: que los datos pasen solos de un programa a otro, que las respuestas de siempre lleguen preparadas, que los recordatorios salgan solos.

Lo que suele pasar: un poco de cada

Lo más habitual es encontrar las dos cosas. Por eso lo sensato es quitar primero el trabajo repetitivo y ver cuánto tiempo queda libre. A veces la contratación deja de hacer falta. Otras veces sigue haciendo falta, pero la persona nueva entra a hacer el trabajo que de verdad aporta, no a copiar datos.

Compara costes sin engañarte

Una persona no cuesta solo su sueldo: suma lo que paga la empresa a la Seguridad Social, el tiempo de formarla, las vacaciones y las bajas. Automatizar tampoco es gratis: hay un montaje y un mantenimiento.

La pregunta útil no es qué es más barato, sino cuántas horas libera cada opción y en qué se van a usar esas horas.

Lo que no debería pasar

Automatizar para despedir a alguien no es lo que hacemos ni lo que recomendamos. Quien conoce a tus clientes vale más que cualquier sistema. La idea es la contraria: que esa persona deje de hacer el trabajo pesado y se dedique a lo importante.

En Nya Dental, la recepción ya no tiene que acordarse de recordar cada cita ni de escribir a los pacientes que llevan meses sin venir: 217 pacientes han recibido su recordatorio y 17 han vuelto. En ParaSport, el responsable del servicio técnico revisa respuestas que llegan preparadas en vez de escribirlas desde cero.